Zuwendungen des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen sind kein Arbeitslohn wenn:

• die Zuwendung bei solchen Veranstaltung auch üblich ist
• die Betriebsveranstaltung herkömmlich (üblich) ist

„Übliche Zuwendung“ wird durch den Freibetrag von 110,00 € (bis 31.12.2014 als Freigrenze von 110,00 €) je Teilnehmer und Veranstaltung definiert. Der Freibetrag hat gegenüber der bisherigen Freigrenze den deutlichen Vorteil, dass selbst bei höheren Aufwendungen 110,00 € steuerfrei bleiben. Nur 2 Betriebsveranstaltungen im Jahr gelten als üblich. Analog zu A 72 (2) Satz 4 Nr. 2 LStR, bei der ein Pensionärstreffen
ebenfalls als Betriebsveranstaltung anerkannt wird, dürften Renter ebenfalls als Teilnehmer gelten. Ebenfalls kann z.B. ein eingeladener Pastor, der die als Träger der Einrichtung fungierende Kirchgemeinde vertritt, als Teilnehmer betrachtet werden.

Betriebsveranstaltungen sind:

• Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Feier Geschäftsjubiläum, Feier für Arbeitnehmer bei rundem Jubiläum, Pensionärstreffen).
• sie müssen allen Betriebsangehörigen offen stehen, Ausnahmen hierfür:
  1. Veranstaltung nur für eine Organisationseinheit des Betriebes, muss allerdings für alle Arbeitnehmer dieser Organisationseinheit offen stehen.
  2. Veranstaltung ist nach der Darbietungsart nur für einen beschränkten Arbeitnehmerkreis von Interesse (Arbeitnehmer mit Kindern wenn ein Märchen aufgeführt wird)
  3. Veranstaltung nur für Arbeitnehmer im Ruhestand
  4. Veranstaltung nur für Arbeitnehmer die bereits ein rundes Arbeitnehmerjubiläum gefeiert haben (10, 20, 25, 30, 40, 50, 60 Jahre)
• Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder die Verabschiedung eines einzelnen Mitarbeiters aus dem Betrieb ist keine Betriebsveranstaltung. Allerdings werden übliche Sachleistungen (zur Diensteinführung, zu Amts- und Funktionswechsel, zur Ehrung eines einzelnen Jubilars oder zur Verabschiedung) nicht versteuert, wenn sie einschließlich Umsatzsteuer 110,00 € je Teilnehmer nicht übersteigen.
• Veranstaltungen um bestimmte Arbeitnehmer für besondere Leistungen zu entlohnen sind keine Betriebsveranstaltungen.
• Auch so genannte Arbeitsessen sind keine Betriebsveranstaltungen.

Herkömmlichkeit (Üblichkeit) der Betriebsveranstaltung:

• besondere Ausgestaltung z. B. Flug mit Charterflugzeug zum Oktoberfest nach München, dies ist unüblich und damit steuerpflichtiger Arbeitslohn
• Häufigkeit
  1. auch mehrtägige Veranstaltungen sofern der 110,00 € Freibetrag  eingehalten wird
  2. nicht mehr als 2 Veranstaltungen jährlich für den selben Kreis von Begünstigten (maßgeblich ist die Zahl der Veranstaltungen und nicht die Zahl der Teilnahmen, heißt die dritte Betriebsveranstaltung ist auch für die Arbeitnehmer steuerpflichtiger Arbeitslohn, die an der ersten und/oder zweiten Veranstaltung nicht teilgenommen haben)
  3. ab der dritten Veranstaltung steuerpflicht, Jubilarfeiern und Pensionärstreffen zählen dabei nicht mit
  4. der Arbeitgeber hat ein Wahlrecht, aus mehreren Veranstaltungen im Kalenderjahr die zwei üblichen zu bestimmen

Prüfung der 110-Euro-Freigrenze

In die Prüfung der Freigrenze sind nur die „üblichen“ Zuwendungen mit einzubeziehen, das sind:

• Gewährung von Speisen und Getränken, von Tabakwaren und Süßigkeiten
• Übernahme der Beförderungskosten
• Übernahme der Übernachtungskosten
• Aufwenden für äußeren Rahmen (Saalmiete, Musik, Kegelbahn)
• Überlassung von Eintrittskarten
• Überreichung von Geschenken ohne bleibenden Wert unter 60,00 €

Bei der Prüfung ist zu beachten, dass Zuwendungen an Angehörige und andere Gäste des Arbeitnehmers dem Arbeitnehmer zuzurechnen sind.

Übersteigt der Aufwand des Arbeitgebers den 110,00 € Freibetrag und der Arbeitgeber verlangt für den Mehrbetrag eine Zuzahlung so ist kein steuer- und beitragspflichtiger geldwerter Vorteil entstanden.

Bewertung von Sachzuwendungen

Der Wert von Sachzuwendungen bemisst sich grundsätzlich nach dem Preis, den der Arbeitnehmer aufwenden müsste, um dasselbe Wirtschaftsgut zu erhalten.

Besteuerung der steuerpflichtigen Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen mit 25 %

Sollte die Zuwendung aus Anlass einer Betriebsveranstaltung zum Arbeitslohn gehören, kann die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % festgesetzt werden. Dabei ist zu beachten:

• ein Antrag beim Finanzamt für die Pauschalierung ist nicht erforderlich
• die Pauschalierung ist nur zulässig, wenn die Betriebsveranstaltung allen Betriebsangehörigen oder allen Arbeitnehmern eines Betriebsteils offen steht
• zusätzlich zur pauschalen Lohnsteuer 5,5% Solidaritätszuschlag und ggf. pauschale Kirchensteuer anfällt
• die Pauschalierung mit 25% Sozialversicherungsfreiheit auslöst

Sachgeschenke im Rahmen einer Betriebsveranstaltung

Sachgeschenke im Rahmen der Betriebsveranstaltung bis zu 60,00 € sind in die Berechnung des 110,00 € Freibetrags mit einzubeziehen.

Ist der Wert über 60,00 € sind die Geschenke nicht einzubeziehen, eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25% ist jedoch möglich. Diese Regelung eröffnet dem Arbeitgeber die Möglichkeit Geschenke deren Wert 60,00 € übersteigt mit 25% pauschal zu versteuern (was außerdem zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung führt). Dabei ist zu beachten, dass das Gelegenheitsgeschenk aus besonderem Anlass und nicht nur bei Gelegenheit einer Betriebsveranstaltung überreicht wird.

Verlosung im Rahmen einer Betriebsveranstaltung

Gewinne sind nicht zwangsläufig Arbeitslohn.

• die übliche Verlosung muss im Rahmen einer Betriebsveranstaltung stattfinden
• alle Teilnehmer der Veranstaltung müssen Lose erhalten dürfen
• die Gewinne müssen im Rahmen des Üblichen liegen

Gewinne unter 60,00 € sind steuer- und beitragsfrei. Bei der Prüfung der Grenze von 60,00 € sind mehrer Losgewinne nicht zusammenzurechnen. Die Gewinne bis zu 60,00 € sind jedoch den Aufwendungen für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung zuzurechnen und damit in die Prüfung der 110,00 € Freigrenze einzubeziehen.