Die Ausstellung einer Rechnung ist lediglich Unternehmern vorbehalten. Privatpersonen dürfen lediglich eine qualifizierte Quittung ausstellen. Um hier Klarheit zu schaffen, sollten Sie wie folgt vorgehen:

1. Liegt eine freiberufliche oder sonstige selbstständige Tätigkeit vor (§ 18 Abs. 1 EStG)?
   Zu der freiberuflichen Tätigkeit gehören die selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit. Im § 18 werden weitere der so genannten Katalogberufe aufgeführt, diese lassen sich in folgende Gruppen unterteilen:
   1. Heilberufe: Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten.
   2. Rechts- und wirtschaftsberatende Berufe: Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratende Volks- und Betriebswirte, vereidigte Buchprüfer, Steuerbevollmächtigte.
   3. Technisch-wissenschaftliche Berufe: Ingenieure, Architekten (Ausnahme siehe weiter unten), Handelschemiker, Lotsen.
   4. Medien- und Sprachberufe: Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer.
2. Erfüllen Sie alle Merkmale, die für einen bestimmten Katalogberuf wesentlich sind, so üben Sie eine freiberufliche Tätigkeit aus, ansonsten ist Ihre selbstständige Tätigkeit als Gewerbebetrieb einzuordnen.Zu den freiberuflichen Tätigkeiten gehören neben den o. a. Katalogberufen auch »ähnliche Berufe« (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Ein ähnlicher Beruf liegt vor, wenn:

1. 1. der Beruf einem bestimmten Katalogberuf in allen wesentlichen Punkten entspricht,
   2. der den Beruf ausübende Steuerpflichtige einen dem Katalogberuf vergleichbaren Ausbildungsstand nachweist und
   3. bei einer gesetzlich vorgeschriebenen Erlaubnis für den Katalogberuf für den ähnlichen Beruf eine vergleichbare berufsrechtliche Regelung besteht.

2. Liegt eine gewerbliche Tätigkeit vor?
   Eine selbstständige nachhaltige Betätigung, die mit Gewinnerzielungsabsicht unternommen wird und sich als Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr darstellt, ist dann ein Gewerbebetrieb, wenn sie nicht als Ausübung eines freien Berufs oder einer anderen selbstständigen Tätigkeit anzusehen ist.

Wenn Sie also nun eine gewerbliche, freiberufliche oder sonstige selbstständige Tätigkeit ausüben, sind Sie Unternehmer und dürfen Rechnungen ausstellen.

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum
• eine eindeutige Nummer, welche sich einfach einem Nummernkreis zuordnen lässt
• die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
• den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts (wenn die Lieferung oder Leistung noch nicht ausgeführt ist), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist
• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettoumsatz, § 10 Abs. 1 S. 2 UStG) für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
• den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, und
• in den Fällen, in denen der Unternehmer eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt, einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Ein Rechnung kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (per Datenfernübertragung) übermittelt werden. Dabei ist zu beachten, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein muss. Das kann wie folgt geschehen:

1. durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder
2. elektronischen Datenaustausch (EDI), wenn in der EDI-Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten oder
3. durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sofern der Rechnungsempfänger der elektronischen Rechnung zustimmt.

Der Unternehmer hat ein Doppel der von ihm ausgestellten Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren. Auch Rechnungen die der Unternehmer erhalten hat, muss er zehn Jahre aufbewahren. Weiterhin ist zu beachten, dass die Rechnungen für den gesamten Zeitraum lesbar sein müssen, und dass nachträgliche Ergänzungen oder Änderungen unzulässig sind. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 AO).

Wer nicht Unternehmer ist hat nur bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück die erhaltenen Rechnungen oder vergleichbare Belege zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG i.V.m § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Zudem ist es sinnvoll, Handwerkerrechnungen über den Neubau, den Umbau oder die Reparatur an einem Gebäude fünf Jahre lang aufzubewahren, um Ansprüche aus der Gewährleistungspflicht geltend machen zu können.

Für Rechnungen deren Gesamtbetrag 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigen, gelten vereinfachte Regeln (§ 33 UStDV). Eine sogenannte Kleinbetragsrechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Somit fallen gegenüber einer vollständigen Rechnung insbesondere der Leistungsempfänger, die Steuernummer, die Rechnungsnummer und der Leistungszeitraum weg.

Für Fahrausweise als Rechnungen gibt es ähnliche Erleichterungen (§ 34 UStDV).

Im Sinne des § 14 UStG in Verbindung mit §§ 31-34 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung ist jedes Dokument eine Rechnung, wenn mit diesem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Dabei spielt die Bezeichnung des Dokuments keine Rolle. Nicht als Rechnung zu betrachten sind Papiere, die ausschließlich den Zahlungsverkehr betreffen, z. B. Kontoauszüge, Mahnungen, Lieferscheine.

Wenn ein Unternehmer

• einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausführt, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen
• eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Der Leistungsempfänger muss die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren.
• eine andere Leistung an einen Nichtunternehmer ausführt, ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen

Umsatzsteuer darf dem Grunde nach in Rechnung stellen, wer nach den Grundsätzen des Umsatzsteuergesetzes als Unternehmer gilt. Umsatzsteuer darf nur dann in Rechnung gestellt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Der Umsatz muss im Inland steuerbar sein!
   Steuerbar ist ein Umsatz grundsätzlich dann, wenn eine Lieferungen oder sonstige Leistung, durch einen Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausgeführt wurde.
2. Der Umsatz muss steuerbar aber nicht steuerfrei sein!
   Nicht steuerfrei ist er grundsätzlich dann, wenn keine der im Katalog der ? Steuerbefreiungen (§4 UStG) genannten Steuerbefreiungen in Frage kommt. Die Höhe der Umsatzsteuer richtet sich nach dem maßgeblichen Steuersatz in Prozent, welcher mit dem Entgelt (Nettobetrag) multipliziert wird. Wird zu wenig Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, schuldet der leistende Unternehmer dennoch den Betrag, der korrekter Weise hätte ausgewiesen werden müssen. Wird zu viel Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, so ist auch der zu viel ausgewiesene Betrag an das Finanzamt zu zahlen. Eine Berichtigung falscher Rechnungen ist unter Beachtung bestimmter Voraussetzungen möglich.
3. Ausnahme: Die sogenannte Kleinunternehmerregelung.

In der Praxis sind folgende Umsätze häufig anzutreffen:

• nicht steuerbare Umsätze
• innergemeinschaftliche Lieferungen
• Ausfuhrlieferungen

Im Folgenden ein paar Worte als Erläuterung zu diesen Umsätzen:

1. nicht steuerbare Umsätze: Wird ein Umsatz nicht im Inland ausgeführt, so ist dieser nicht steuerbar. Dann müssen neben den allgemeinen Anforderungen an eine Rechnung, welche unter Frage 2. aufgelistet sind folgende zusätzlichen Angaben gemacht werden bzw. Voraussetzungen erfüllt werden:
   1. Es darf keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden.
   2. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UIN oder UStID) des Leistungsempfängers muss angegeben werden. (gilt jedoch nur für Leistungen an Unternehmer in der EU)
   3. Gegebenenfalls muss auch ein Hinweis auf das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft) erfolgen.
2. innergemeinschaftliche Lieferungen: Wenn ein Unternehmer an einen anderen Unternehmer mit Sitz innerhalb der EU einen Gegenstand veräußert, so ist das eine innergemeinschaftliche Lieferung. Sie liegt nur dann vor, wenn der Gegenstand, oder die Ware, auch tatsächlich von dem EU-Land des liefernden Unternehmers in das EU-Land des empfangenden Unternehmers befördert oder versendet wird. Solche innergemeinschaftlichen Lieferungen sind grundsätzlich steuerfrei. Die Steuerfreiheit kann jedoch nur dann in Anspruch genommen werden, wenn neben den weiteren Voraussetzungen auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UIN oder UStID) beider Parteien auf der Rechnung vermerkt ist.
3. Ausfuhrlieferungen: Auch bei der Ausfuhrlieferung verlässt der Gegenstand der Lieferung (Ware) das Ursprungsland. Die Ware gelangt am Ende der Beförderung oder Versendung in ein Drittland und nicht in einen EU-Staat. ?Da Unternehmer außerhalb der EU im Zusammenhang mit solchen Warenlieferungen nicht mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auftreten können genügt für die Inanspruchnahme einer auch hier vorliegenden Steuerbefreiung durch den liefernden Unternehmer ein Nachweis über die tatsächliche Ausfuhr des Gegenstandes aus der EU. Meistens durch die Vorlage von zollamtlichen Ausfuhrpapieren.
   

Eine Rechnung dokumentiert das Bestehen einer Forderung, eine Quittung bestätigt, dass eine Forderung erloschen ist, zum Beispiel durch eine Zahlung.

Ein Verstoß gegen die Pflicht zur Rechnungsausstellung oder gegen die zehnjährige Aufbewahrungspflicht kann mit einer Geldbuße bis zu 5000 Euro geahndet werden, ein Verstoß gegen die zweijährige Aufbewahrungsfrist (der nur durch einen Nichtunternehmer begangen werden kann) mit einer Geldbuße bis zu 500 Euro (§ 26a Abs. 2 UStG).